Tutorial Cek POD V2

Tutorial WA Blast

Prosedur Penanganan DO Berbayar dalam Pengiriman Reguler

Opsi 1: Diproses Langsung dari Cabang Penerima (Akun Terpisah)

Pada opsi ini, dokumen DO dikirim oleh cabang penerima menggunakan layanan Reguler. No. AWB (Air Waybill) digunakan sebagai nomor referensi dan transaksi diproses dengan akun yang terpisah khusus untuk pengiriman DO.

Opsi 2: Diproses Langsung dari Cabang Penerima (Akun Sama, Bertuliskan "DO Balik")

Dokumen DO dikirim dari cabang penerima dengan layanan Reguler, menggunakan akun yang sama dengan pengiriman biasa, namun diberikan catatan khusus atau penamaan "DO Balik" pada sistem.

Opsi 3: Dikumpulkan dan Dikirim dari HO (Proses Comail)

Pada metode ini, cabang mengirim DO terlebih dahulu ke Head Office (HO) secara comail, kemudian setelah terkumpul, pengiriman dilakukan dari HO ke alamat Klient

NB : Dedicade harus memonitor proses pengembalian DO di HO terlebih di tim Incoming Comail di HO

Opsi 4: Dikirim Reguler ke HO oleh Cabang Tujuan, Lalu Di-Collect oleh Sales

Cabang tujuan mengirim DO ke HO menggunakan akun yang sama dengan pengiriman biasa tetapi di UP ke Sales yang menangani Klient tersebut. Setelah sampai di HO, Sales akan membatu proses pengumpulan DO di HO

Panduan Pickup OnCall & Permintaan ODS (Manual OnCall)

1. Cara Pickup OnCall: Cek Koli & Berat Barang

Tujuan:

Menghindari kesalahan pemilihan kendaraan saat melakukan pickup barang dari client.

Langkah-langkah:

Langkah 1: Konfirmasi Estimasi Barang

• Setelah menerima order OnCall, segera hubungi client untuk menanyakan estimasi jumlah koli dan berat barang.
  
  

• Pastikan informasi ini diperoleh sejelas mungkin sebelum lanjut ke proses berikutnya.
  
  

Langkah 2: Sesuaikan Jenis Armada
Pilih armada berdasarkan kondisi barang:

Langkah 3: Jika Informasi Tidak Lengkap

• WAJIB konfirmasi ulang ke client untuk melengkapi data sebelum assign kendaraan.
  
  

Langkah 4: Catat di Sistem

• Pastikan semua data seperti jumlah koli, berat, dan jenis barang tercatat dengan lengkap di sistem
  
  

2. Cara Menangani Permintaan ODS (Manual OnCall)

Langkah-langkah:

Langkah 1: Verifikasi Permintaan

• Pastikan apakah tujuan pengiriman masih dalam cakupan ODS.
  Gunakan website (https://www.sapx.id/id/cek-tarif) untuk melakukan pengecekan coverage ODS.
  
  

• Periksa juga apakah waktu masih memungkinkan untuk ODS (pick up di Weekend dan Libur Nasional)
  
  

Langkah 2: Jika Tidak Cover ODS

• Segera informasikan ke client dan tawarkan alternatif service.
  Jika bisa ODS, sampaikan opsi REG. Jika tidak memungkinkan karena berat atau dimensi, sarankan pengiriman via Cargo/Darat.
  
  

Langkah 3: Pastikan Jumlah Tujuan

• Tanyakan jumlah destinasi jika pengiriman dilakukan ke banyak tempat. Minta data alokasi

Langkah 4: Koordinasi & Dokumentasi

• Jika ada kendala di lapangan, koordinasikan segera dengan tim operasional.
  
  

SOP Pengiriman Kartu Kredit Project CIMB 

Dear tim Reminder untuk pengiriman CIMB 

1. Untuk pengiriman wajib dikakukan minimal 2kali attemp jika lebih itu labih baik
   

2. Jika sudah dua kali attempt maka tim cs akan menarik data dan akan di infokan ke pihak Bank 

3. Untuk status ditolak, resign, pindah tetap dimaksikmalkan pengirimannya minimal 2 kali attempt agar bisa di report ke client 
4. Tolong untuk pic kk bisa cek berkala grup ini terkait feedbcak report attempnya
5. dan jika sudah di feedback mohon bisa di maksimalkan pengiriman
6. Jika sudah ada feedback dari pihak bank dan sudah coba dilakukan attemp kembali namun masih gagal denga percobaan 2 kali attempt bisa di proses return

DATA AKAN DI FEEDBACK DI GRUP PROJECT CIMB

BA Kronologis barang rusak diisi yang jelas dan approval ttd pimpinan tertinggi, NOS dan Manager NOS. Bukti foto barang rusak atau link cctv.

Wajib menyertakan nomor comail return to HO di BA dan follow up ke bagian return barang damage claim SAP. Kirimkan soft file BAP tersebut ke tim Complaint Resolution.

2.     Syarat Kelengkapan dan ketentuan barang hilang

Membuka link syarat kelengkapan dan ketentuan barang rusak (Kelengkapan Berkas Claim).

Ada konfirmasi pernyataan cabang barang hilang dengan melampirkan bukti screenshoot konfirmasi cabang ke team CX dedicated, contoh : Hilang dirampok begal

Pengecheckan selanjutnya , dikonfirmasi ke penerima apakah benar sudah diterima atau belum. Jika benar belum diterima maka dilanjut proses.

Wajib BA dan surat kepolisian yang resmi menyatakan barang hilang dengan menjelaskan kronologis yang benar dan sesuai

Lampirkan bukti pendukung lainnya seperti foto kejadian, lokasi, dll.

Approval BA wajib di ttd pimpinan tertinggi cabang, NOS, Manager NOS , GM , dan CEO. Kirimkan soft file BAP tersebut ke tim Complaint Resolution

3.     Syarat Kelengkapan dan ketentuan lainnya

Membuka link syarat kelengkapan dan ketentuan barang rusak (Kelengkapan Berkas Claim).

Jika pada saat investigasi tidak dapat hasil, dan cabang sudah menjalankan sesuai SOP, ada pernyataan bahwa “klaim ke SAP instruksi sales”, maka hal yang perlu dilengkapi adalah :

• • BA Kronologis diisi yang jelas dan approval ttd pimpinan tertinggi, NOS dan Manager NOS.
  • Bukti Pendukung foto sesuai kronologis
  • Ada surat pernyataan atau lampiran pernyataan sales bahwa benar diclaim SAP.
  • Kirimkan soft file BAP tersebut ke tim Complaint Resolution.

Pengajuan cicilan potongan oleh cabang ke team CX Syarat Kelengkapan dan ketentuan

Membuka link syarat kelengkapan dan ketentuan barang rusak (Kelengkapan Berkas Claim).

Jika pada saat investigasi dan meminta permohonan cicilan, maka cabang wajib mengajukan permohonan cicilan di link yang telah disediakan.

Setelah di approval, berkas di serahkan ke tim Complaint Resolution untuk direvisi dan berkas selanjutnya akan di jalankan ke team payroll.

Cut off batas penyerahan berkas cicilan setiap bulan di tanggal 21. Kirimkan softfile BAP tersebut untuk dinformasikan ke Team CX dedicated.

Pengajuan pengembalian atau pengalihan pembebanan Syarat Kelengkapan dan ketentuan

Membuka link syarat kelengkapan dan ketentuan barang rusak (Kelengkapan Berkas Claim).

Jika terjadi adanya kesalahan proses, pengembalian atau pengalihan pembebanan, maka hal yg perlu dilengkapi. BA Pengembalian atau Pengalihan, beserta lampiran slip gaji atau data penggajian.

Setelah di approval , berkas diserahkan ke Team Complaint Resolution.

Jenis Kurir: A, B, C, dan D

1. Area Kerja

Kurir A beroperasi di wilayah kota

Kurir B, C, dan D bertugas di wilayah kabupaten

2. Update POD

Semua kurir (A, B, dan C) diharuskan untuk melakukan update DRS di hari yang sama.

Namun, kurir D diberikan toleransi yang lebih longgar, yaitu maksimal 3 hari setelah DRS untuk melakukan update.

3. Sistem Absensi

Kurir A dan B wajib melakukan clock in dan clock out di kantor,

Kurir C melakukan clock in di kantor, tetapi clock out tidak di kantor.

Kurir D menggunakan sistem absensi berbasis area dropping, yaitu clock in dan clock out di area dropping.

SAPX PENGIRIMAN KARTU KREDIT DENGAN CALL MASKING

Tutorial

Prosedur Pengiriman dan Pengambilan VFS di Kantor Cabang SAPX

Akun CGK120300 - VFS USGSS 

Sambut customer dengan baik dan tanyakan apakah mereka ingin Drop passport / Ambil passport

1. Prosedur Drop Off (Pengiriman) Passport/Dokumen ke Kantor Cabang

Jika customer datang untuk mengirimkan dokumen atau passport ke kantor cabang, langkah-langkah berikut harus dilakukan:

1. Minta nomor referensi, AWB, atau confirmation letter dari website ustraveldoc.

2. Proses pembayaran QRIS sebesar Rp. 145.230 (terdiri dari biaya layanan Rp. 141.000 + admin fee 3%).

3. Pastikan pembayaran telah diterima sebelum melanjutkan proses.

4. Kumpulkan dokumen dan masukkan ke dalam plastik SAP putih susu yang telah disediakan.

5. Tanyakan tujuan pengiriman, apakah ke VFS Jakarta atau VFS Surabaya, dan pastikan diproses sesuai dengan tujuan yang benar.

6. Proses dokumen dengan nomor AWB yang diberikan customer. jika belum bisa input AWB dengan no account CGK120300  VFS USGSS JAKARTA ( DROP CASH CABANG )

   • Alamat tujuan Jakarta:
     VFS USGSS Kuningan City Lt. 2, Jl. Prof. DR. Satrio No.Kav. 18, RT.14/RW.4, Kuningan, Karet Kuningan, Setiabudi, South Jakarta City, Jakarta 12940.

   • Alamat tujuan Surabaya:
     VFS USGSS Surabaya, Graha Bukopin, 10th Floor, Unit 11, Jl. Panglima Sudirman No.10-18, Embong Kaliasin, Kec. Genteng, Surabaya, Jawa Timur 60271.

7. Informasikan kepada aplicant /customer bahwa dokumen akan diproses dan dikirim, serta customer akan menerima konfirmasi melalui email dan document akan dikirimkan ke alamat yang diinput dengan pembayaran cod ongkir.

8. Pastikan paket sudah dikemas dengan rapi, AWB pengiriman telah ditempel sesuai alamat tujuan, dan siap dikirimkan.

2. Prosedur Pengambilan Passport/Dokumen di Kantor Cabang

Jika customer datang untuk mengambil dokumen atau passport di kantor cabang, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Tanyakan nomor referensi, AWB, atau notifikasi email yang menyatakan bahwa passport sudah dikirimkan.
2. Cek ketersediaan paket di cabang dan pastikan sudah siap diberikan ke customer.
3. Proses pembayaran QRIS sebesar Rp. 145.230.
4. Pastikan pembayaran telah diterima sebelum menyerahkan dokumen.
5. Verifikasi identitas penerima dengan mencocokkan KTP/SIM. Jika diwakilkan, wajib menyertakan surat kuasa bermaterai dan bertanda tangan.
6. Serahkan dokumen kepada customer dan pastikan untuk mengambil foto (POD).
7. Jika customer ingin passport dikirim ke rumah, bisa menggunakan layanan kurir dengan metode pembayaran COD.

Catatan: Semua transaksi pengambilan dan pengiriman dokumen di kantor cabang SAPX wajib membayar Rp. 145.230 melalui QRIS.

3. Prosedur Pengambilan Passport oleh Kurir

Jika passport dikirim melalui kurir, maka prosedur yang harus diikuti adalah:

1. Kurir memastikan bahwa penerima sesuai dengan alamat yang tercantum pada dokumen.
2. Kurir mengumpulkan biaya COD sebesar Rp. 145.230 sebelum menyerahkan dokumen.
3. Dokumen diserahkan dan kurir wajib mengambil foto POD sesuai SOP.

Jika ada pertanyaan lebih lanjut, silakan hubungi sales pusat (Tika) di 0813-8326-2625. Pastikan semua prosedur ini diikuti dengan benar untuk kelancaran proses pengiriman dan pengambilan dokumen.

JENIS BARANG YANG DIASURANSIKAN DAN YANG TIDAK DIASURANSIKAN

Syarat Pengajuan Klaim

Pengajuan klaim lengkap dimaksud harus dilengkapi dengan dokumen pendukung sebagai berikut:

• Surat Klaim/Tuntutan oleh TERTANGGUNG
• Surat jalan dari gudang awal dan tanda terima ditempat tujuan
• Resi pengiriman dan historis tracking online
• Kuitansi pembelian atau invoice dan packing list
• B/L atau AWB (untuk alat angkut kapal atau pesawat)
• Foto-foto kerusakan awal dan/atau video unboxing
• Surat tuntutan ganti rugi dan/atau formulir pengajuan klaim oleh Customer
• Berita acara kerusakan barang atau berita acara kehilangan barang oleh TERTANGGUNG
• Surat keterangan kepolisian untuk kerugian atas kehilanganSurat keterangan dan Dokumen yang relevan seperti:  Keterangan dari BMKG, Surat KIR dan lain lain (jika diperlukan)

Panduan Lengkap Pengiriman Retail (Cash/Sahabat Satria)

1. Retail

Berikut adalah beberapa contoh akun yang digunakan dalam sistem retail:

• SUB011665 - AGEN SAP GRESIK SANGKAPURA DSN PATEKEN

• TRL095700 - NIZAM STORE (COD)

2. Pick Up

Proses pick-up telah terintegrasi dengan sistem API dan harus dilakukan sebelum pukul 15.00 waktu setempat, atau sesuai dengan konfirmasi dari Cabang/HUB dengan Agen.

3. Proses Verifikasi

Jika ditemukan ketidaksesuaian berat paket, maka langkah-langkah berikut harus diikuti:

• Jangan langsung melakukan entry verified.

• Hub harus melakukan konfirmasi langsung ke seller/agen.

• Alternatif lain, Hub dapat menginput data selisih berat di link https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSepmSLPJ9-cqUhwWjR3cUQgGQCo1kxpMHvz1uNyELabjVZlhQ/viewform?pli=1 dengan catatan Hold paket tanpa Entry Verified.

• Tunggu konfirmasi dari CX Dedicated untuk keputusan lebih lanjut.

Jika hasil konfirmasi dari CX Dedicated adalah barang tetap dilanjutkan, maka:

• Ubah berat saat melakukan entry verified.

Jika hasil konfirmasi dari CX Dedicated adalah barang tidak dilanjutkan, maka:

Jika yang Konfirmasi Hub langsung ke seller/agen bisa langsung return ke Agen dengan menggunakan Comail.

• Konfirmasi ke CX Dedicated dengan bukti:

  • Screenshot percakapan dengan agen/seller.

  • AWB Comail sebagai bukti pengembalian.

• Jika agen/seller tidak bisa melakukan void AWB sendiri, maka CX Dedicated akan membantu proses void.

Jika konfirmasi ke seller/agen dilakukan melalui CX, maka:

• CX akan menghubungi Hub untuk melakukan return dari HUB dibantu untuk membuatkan comailnya dan di infokan ke CX.

• AWB akan divoid oleh CX Retail.

Jika Paket terlanjur sudah di-entry verified, maka:

• HUB origin harus mengonfirmasi ke agen untuk keputusan lanjut atau return.

• Jika barang tetap dilanjutkan, seller/agen harus membuat AWB baru dan AWB lama akan di VOID.

• Pastikan service tetap sama antara AWB baru dan lama.

• Jika permintaan void dari cabang ditolak oleh sistem IT, maka cabang dapat meminta bantuan dari CX Retail untuk void AWB lama.

Jika selisih berat ditemukan saat barang sudah berada di cabang destinasi, maka:

• Data dimasukkan ke dalam link berikut: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSepmSLPJ9-cqUhwWjR3cUQgGQCo1kxpMHvz1uNyELabjVZlhQ/viewform?pli=1

• CX Retail akan melakukan pengecekan dan koordinasi dengan agen sebelum paket dapat dikirim kembali.

4. Penerima Paket

• Paket wajib diterima oleh seseorang.

• Jika penerima asli tidak ada, paket bisa dititipkan kepada anggota keluarga, tetangga, atau satpam dengan konfirmasi kepada penerima asli.

• Paket dilarang dilempar atau diletakkan di teras tanpa konfirmasi.

5. Perubahan Alamat

• Untuk perubahan Alamat untuk pengiriman Cash tidak bisa di lakukan tetapi hanya bisa di lakukan untuk perubahan TLC saja (nama alamat sama)

• Perubahan TLC diperbolehkan dengan prosedur berikut:

  • Cabang mengupdate status ke Irregularity (Shipment Salah Kode).

  • 
    

  • Jika terjadi perubahan saldo, maka:

    • Jika ongkir lebih mahal, saldo agen akan berkurang.

    • Jika ongkir lebih murah, sisa saldo akan dikembalikan.

  • Perubahan TLC untuk area Jawa tidak mengalami perubahan ongkir (selama periode promo masih berlaku)

  • CX Retail akan melakukan update melalui Retail Tool - Update TLC setelah pengecekan AWB.

6. Return Paket

• Proses Pengiriman Return Masa hold 7 hari setelah Konfirmasi ke CX Dedicade setelah dilakukan antaran pertama secara otomatis dengan system

  penambahan waktu hold 7 hari dengan tujuan untuk proses konfirmasi ke Pengirim/Agen Retail/Sahabat Satria/Penerima paket yang dilakukan oleh CX Retail. sesuai dengan SK No 001/SK-DIR/II/2025 yang berlaku per tgl 6 Februari 2025 jika dalam pengiriman pertama sudah ada kendala bisa konfirmasi ke CX Retail agar dibantu fu ke seller. dibantu melampirkan bukti pengiriman ke alamat lokasi dan juga konfirmasi ke CH

• Proses return dilakukan melalui Proses Return Retail.

• Return gratis jika jumlah return tidak lebih dari 30% dari total shipment Agen.

• Jika saldo agen minus

  • Konfirmasi ke Agen Asal terlebih dahulu (bisa melalui CX Retail) untuk isi saldo terlebih dahulu (Jika tidak bersedia lanjutakan langkah berikutnya)

  • Cabang/HUB harus mengubah status ke Hanover Kurir.

  • Comail dikirim ke HO dengan Up PIC Retail HO.

  • Setelah diterima oleh tim Retail HO, paket akan diupdate oleh PIC HO dan ditahan di tim Retail HO.

7. Transfer COD

• COD akan ditransfer ke saldo Agen dalam estimasi 24 jam setelah status Delivered.

8. Ciri-ciri AWB Cash

SURAT KEPUTUSAN DIREKSI

No. 001/SK-DIR/II/2025

Dengan mempertimbangkan untuk menarik seller dari competitor dan aggregator. Dengan ini diputuskan untuk:

Memberi tambahan waktu hold 7 hari di Hub tujuan setelah dilakukan antaran pertama secara otomatis dengan system

Bahwa penambahan waktu hold 7 hari dengan tujuan untuk proses konfirmasi ke Pengirim/Agen Retail/Sahabat Satria/Penerima paket yang dilakukan oleh Customer Service.

Demikian Keputusan surat direksi kami sampaikan untuk di laksanakan. Apabila dikemudian hari didapatkan adanya kekurangan, maka akan di revisi dan disampaikan perbaikannya. Atas perhatiannya di ucapkan terimakasih

1. SYARAT PEMBEBANAN METODE TRANSFER

Alur Pembebanan

• Setelah proses input dan investigasi selesai, arsip berkas pembebanan dikirim melalui comail atas nama Hesti Nisa Cx HO.

• Berkas kemudian dikirim melalui email dengan rincian:

  • Subjek email mencantumkan nomor comail, nama klien, dan nomor AWB. Jika ada kasus khusus, mohon tambahkan catatan (contoh: BA SISA GAJI).

  • Email dikirim ke admin.cs@sap-express.com (Ibu Hesti) dan annisa.hanani@sap-express.com (Annisa).

  • Lampiran meliputi: form pembebanan, berita acara (BA), form investigasi, data dalam format Excel, dan nomor rekening klien.

• Jika ukuran email terlalu besar, berkas dapat dikompresi dalam format RAR.
  
  Contoh:

SYARAT KELENGKAPAN PEMBERKASAN 

• Form Pembebanan

• BAP dan Foto Barang Rusak (wajib dilampirkan, baik yang dibebankan ke SAP atau cabang)

• Data dalam Format Excel yang memuat nama yang dibebankan dan nomor rekening sesuai template sistem

• Untuk COD POD Delivered:

  • Pastikan klaim barang rusak atau barang kurang saat diterima oleh Penerima dll.

  • Jika klaim benar, proses dilanjutkan dengan lampiran BA kronologis dan bukti pendukung lainnya.

• Untuk Non-COD POD Delivered, proses dilanjutkan dengan lampiran BA kronologis dan bukti pendukung lainnya.

• Semua soft file berkas tersebut dilampirkan dan kirim email sesuai instruksi *(syarat pembebanan metode transfer poin 2)

2. Pembebanan dengan Metode Potong Invoice

Alur Pembebanan

• Setelah input dan investigasi selesai, arsip berkas pembebanan diinput ke Google Sheet Potong Invoice melalui link berikut: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_5LCiErKhWgC00z3J5aa1Epy6WFzMkGMSgJ02IVxjQs/edit?gid=0#gid=0

• Input sesuai template dan pastikan terisi dengan benar dan valid. Jika tidak ada keterangan mohon di kosongkan.

• Lampirkan BA berbentuk link case pembebanan yang dibebankan ke SAPX  metode potong invoice pada kolom N.
  
  Contoh:

Syarat Kelengkapan Berkas

• BAP jika dibebankan ke SAPX

• Bukti Pendukung Lainnya (link foto barang rusak, video unboxing, CCTV, dll.)

• Semua bukti dapat dijadikan satu file dalam Google Drive.

3. Pembebanan yang Dibebankan ke SAPX

Barang Rusak

• Bukti konfirmasi dari cabang ke CX Dedicated terkait barang rusak, pecah, dll dengan bukti screenshot konfirmasi.

• Pengecekan apakah ada bukti informasi barang rusak di grup WhatsApp barang hilang,kurang dan rusak sebagai (bukti pendukung).

• Cek tanggal incoming pada Coresys dengan estimasi waktu 1x24 jam , jika tidak ada konfirmasi maka tidak dapat diclaim ke SAP

• BA Kronologis barang rusak diisi yang jelas dan approval ttd pimpinan tertinggi, nos dan manager nos.
  

• Bukti foto barang rusak atau link CCTV wajib disertakan.

• No comail return to HO harus dicantumkan di BA dan dikirim ke bagian return barang damage claim SAPX.

Barang Hilang

• Ada Konfirmasi barang hilang dari cabang ke CX dengan bukti screenshot (misalnya karena perampokan/begal).

• Cek apakah barang benar belum diterima oleh Penerima. (Konfirmasi WA ke Penerima) jika benar belum diterima bisa dilanjutkan proses

• Wajib menyertakan BA dan surat kepolisian resmi dengan menjelaskan kronologi kejadian secara benar dan sesuai

• Bukti pendukung lainnya (foto kejadian, lokasi, dll.).

• BA harus disetujui dan ditandatangani oleh pimpinan tertinggi, NOS, Manager NOS, GM, dan CEO.

Permintaan Klaim dari Klien yang Tidak Dapat Disanggah

• Jika investigasi tidak menemukan hasil dan cabang telah menjalankan SOP dengan benar, serta ada instruksi dari sales untuk klaim ke SAPX, maka diperlukan:

  • BA kronologis yang jelas dan disetujui oleh pimpinan tertinggi, NOS, dan Manager NOS.

  • Bukti foto pendukung sesuai kronologis.

  • Surat pernyataan atau lampiran dari sales yang mengonfirmasi klaim ke SAPX.

Kasus Lainnya

• Wajib melampirkan BA, foto pendukung, dan tanda tangan approval dari pimpinan tertinggi, NOS, dan Manager NOS.

Prosedur Penugasan Kurir untuk Pickup Koin Emas

Akun TGR007675 - CIMB NIAGA TBK. PT (MAILING KARAWACI)

1. Konfirmasi Nama Kurir Pick up di HUB

Menghubungi HUB/SUBHUB untuk identitas/nama kurir yang dapat melakukan pickup pada hari yang telah ditentukan.

2. Pembuatan Surat Tugas Pickup

Setelah mendapatkan nama kurir yang akan bertugas, langkah berikutnya adalah membuat Surat Tugas Pickup. Surat ini harus mencantumkan:

• Nama kurir yang bertugas

• Tanggal dan waktu pickup

• Lokasi pickup

• Instruksi khusus jika ada

Surat Tugas ini akan di serahkan ke Bu Unie untuk ditandatangani sebagai bentuk legalitas dan validasi tugas yang diberikan.

3. Pengiriman Surat Tugas ke Klien CIMB

Setelah Surat Tugas Pickup ditandatangani, dokumen tersebut harus dikonversi ke dalam format PDF agar lebih mudah dikirim dan diakses oleh pihak terkait. File PDF tersebut kemudian dikirimkan ke klien CIMB sebagai pemberitahuan resmi mengenai kurir yang akan melakukan pickup.

4. Pembuatan PMA Pickup

Selanjutnya, tim harus membuat Maniface Pickup untuk proses pickup barang. Dalam hal ini, untuk pickup koin emas, wajib menggunakan ODS (One Day Service) agar keamanan dan kecepatan pengiriman tetap terjamin.

5. Konfirmasi ke Tim Dispatcher dan Grup OPS

Setelah Maniface Pickup (PMA...) selesai dibuat, langkah terakhir adalah melakukan konfirmasi kepada tim dispatcher dan menyampaikan informasi di grup OPS. Hal ini bertujuan agar seluruh tim yang terlibat mengetahui status pickup dan dapat melakukan koordinasi lebih lanjut jika diperlukan.

Dengan mengikuti prosedur ini, diharapkan proses pickup barang dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan standar operasional yang telah ditetapkan.

Note:

Permintaan Pickup di lakukan tidak di hari yang sama

Diterbitkan Tgl 14 November 2024

Prosedur Penanganan SHIPMENT HOLD pada Integrasi SAP x ANTERAJA

Adanya integrasi sistem SAP dan ANTERAJA, diperlukan prosedur penanganan khusus apabila ditemukan status SHIPMENT HOLD pada sistem yang di update by API oleh team anteraja dengan keterangan “Desc : Request Return Shipper” 

Contoh:

Agar proses pengembalian barang dapat dilakukan secara efisien, mohon kepada seluruh tim cabang untuk mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Return to Origin oleh Cabang

Jika dalam sistem terdapat AWB yang terupdate dengan status SHIPMENT HOLD: Customer Request by API, maka cabang harus segera memproses return to origin untuk AWB tersebut. 

2. Monitoring AWB dalam Pembawaan Kurir

Apabila AWB diperbarui oleh klien menjadi SHIPMENT HOLD saat paket sedang dalam pembawaan kurir atau dalam proses pengantaran (delivery), maka AWB tersebut akan hilang dari aplikasi kurir. Oleh karena itu, cabang harus melakukan monitoring ketat dan memastikan bahwa:

• Konfirmasi ke kurir dan memberi tahukan bahwa paket tersebut sudah berstatus SHIPMENT HOLD.

• Paket segera dikembalikan ke cabang.

• Segera memproses return to origin setelah paket dikembalikan oleh kurir.

Update Tgl 11 Februari 2025

Akun

CGK042382 - SICEPAT EKSPRESS INDONESIA PT (COD)

CGK042383 - SICEPAT EKSPRESS INDONESIA PT (NON COD)

Proses Pick-Up

Pick-up dilakukan di Warehouse (WH) Sicepat sesuai dengan tujuan pengiriman intracity. Paket yang akan dikirim melalui layanan ini memiliki 

SLA Pengiriman

Service Level Agreement (SLA) untuk pengiriman paket sampai ke warehouse Pengirim ditetapkan dalam jangka waktu 15 hari. 

Penerimaan Paket

Untuk memastikan keamanan dan kelancaran penerimaan paket, penerima wajib memperhatikan beberapa ketentuan berikut:

1. Paket wajib diterima langsung oleh penerima atau dapat dititipkan kepada orang terdekat seperti anggota keluarga, tetangga, atau satpam.

2. Jika paket diterima oleh pihak lain, penerima asli harus dikonfirmasi mengenai penerimaan paket tersebut.

3. Paket dilarang dilempar atau diletakkan di teras tanpa ada yang menerimanya.

Prosedur Return Paket

Jika paket ditolak dengan bukti valid, pengembalian dapat dilakukan langsung ke warehouse (WH) di Cikarang untuk pengiriman ke wilayah Indotimur.

Paket yang mengalami 3x undelivered valid (misalnya, alamat tidak lengkap atau nomor telepon tidak dapat dihubungi) dapat dikonfirmasi melalui CX Ariyanti (6285701487908).

Catatan:

• Paket tujuan Lampung yang harus dikembalikan akan diteruskan ke WH Lampung.

• Paket tujuan Jawa Barat yang harus dikembalikan akan dikirim ke WH Indramayu.

Klaim Paket

Pelanggan dapat mengajukan klaim terhadap paket dengan nilai yang sesuai harga barang dalam beberapa kondisi berikut:

1. Paket hilang

2. Paket rusak

3. Paket melebihi SLA pengiriman

Untuk paket yang mengalami keterlambatan atau over SLA, setelah klaim dilakukan, paket akan dikirim kembali ke SAPX.

1. CGK092966 - SEMANGAT LOGISTIK ANDALAN, PT (E2E) dan CGK103956 - SEMANGAT LOGISTIK ANDALAN, PT (E2E) COD

Pick-Up

• Paket akan diambil dari seller dan dikirimkan langsung ke penerima.
• Permintaan pick-up maksimal dilakukan hingga pukul 15.00 waktu setempat (WIB, WITA, WIT).
• Jika permintaan pick-up tidak muncul dalam sistem cabang, kemungkinan seller belum melakukan request melalui aplikasi seller.

Penerima

• Paket wajib diterima oleh seseorang.
• Jika penerima utama (Consignee Handling/CH) tidak dapat ditemui, kurir harus mengonfirmasi kepada CH terkait penitipan kepada pihak lain.
• Untuk paket yang ditinggalkan di sekitar rumah, kurir wajib menghubungi dan mendapatkan konfirmasi dari penerima/CH.

Return (Pengembalian)

• Return dilakukan maksimal tiga kali pengiriman (Delivery Run Sheet/DRS) jika alamat tidak jelas atau nomor telepon tidak terhubung.
• Jika paket ditolak, proses return dapat dilakukan dalam satu kali DRS dengan melampirkan bukti penolakan.
• Return juga berlaku jika terdapat kesalahan pengisian berat atau isi paket.
• Jika status paket sudah diperbarui sebagai return tetapi penerima mengambilnya langsung ke kantor, tetap dilakukan proses return karena sistem tidak memungkinkan perubahan status.

Klaim

• Paket yang hilang akan diganti sesuai nilai barang dengan ketentuan yang berlaku.
• Kesalahan update oleh kurir akan diklaim senilai barang sesuai ketentuan.

2. CGK092953 - SEMANGAT LOGISTIK ANDALAN, PT (MMLM) dan CGK103952 - SEMANGAT LOGISTIK ANDALAN, PT (MMLM) COD

Pick-Up

• Paket diantar ke gudang SAPX dari mitra logistik pihak ketiga (3PL), yang kemudian akan meneruskan pengiriman ke penerima.

Penerima

• Kebijakan penerima sama seperti layanan E2E.

Return (Pengembalian)

• Return dilakukan maksimal tiga kali pengiriman (DRS) dengan ketentuan yang sama seperti layanan E2E.
• Kesalahan pengisian berat atau isi juga menjadi alasan return.
• Sistem return tetap dilakukan meskipun penerima mengambil paket langsung di kantor.

Klaim

• Kehilangan paket akan diklaim sesuai nilai barang, dengan investigasi dilakukan terhadap pihak gudang 3PL dan SAPX.
• Kesalahan update oleh kurir akan diklaim sesuai ketentuan.

3. CGK092965 - SEMANGAT LOGISTIK ANDALAN, PT (FM)

Pick-Up

• Paket dari seller akan diambil oleh SAPX dan dikirim ke gudang 3PL, yaitu Gudang Lilo Fulfillment.

Penerima

• Kebijakan penerima mengikuti aturan yang sama seperti layanan lainnya.

Return (Pengembalian)

• Proses return mengikuti ketentuan maksimal tiga kali pengiriman (DRS).
• Bukti penolakan diperlukan untuk return dalam satu kali DRS.
• Return juga berlaku untuk kesalahan berat atau isi paket.

Klaim

• Proses klaim untuk paket yang hilang melibatkan investigasi terhadap gudang 3PL dan SAPX.
• Kesalahan update kurir juga akan diklaim sesuai nilai barang dan ketentuan yang berlaku.

CGK005182 - Zalora - Retail (COD)

CGK005183 - Zalora - Retail (Non COD)

CGK007789  - Zalora - RTS MP

CGK007790 - Zalora - Re-Delivery

CGK008609 - Zalora - Marketplace (COD)

CGK008610 - Zalora - Marketplace (Non COD)

CGK012355 - ZALORA CL WAREHOUSE (COD)

CGK012356 - ZALORA CL WAREHOUSE (NON COD)

CGK022495  - ZALORA - RE-DELIVERY - RETUR

CGK047744 - ZALORA RTS CONSIGMENT

CGK058306 - ZALORA MARKETPLACE EXPRESS (NON COD)

CGK058307 - ZALORA RETAIL EXPRESS (COD)

CGK058308 - ZALORA RETAIL EXPRESS (NON COD)

CGK092110 - ZALORA RTS REGULER

CGK100804 - ZALORA – RETURN PICKUP

CGK104110  - ZALORA SAP CASHLESS (NON COD)

CGK105723 - ZALORA SAP CASHLESS (COD)

TGR011461 - BODY SHOP WITH ZALORA

Pick up

Pengambilan barang untuk pengiriman dalam Zalora sudah terintegrasi dengan API

SLA Pengiriman menggunakan SLA publish

Ketentuan Penerima Paket:

1. Paket harus diterima langsung oleh individu (orang), baik itu penerima asli, tetangga, saudara, atau satpam.

2. Paket tidak diperkenankan ditinggalkan di area rumah tanpa pengawasan.

3. Paket juga tidak boleh dilempar atau ditaruh di sekitar rumah.

Proses Return (Pengembalian Barang) Prosedur pengembalian barang diatur dengan mekanisme berikut:

• Pengiriman Non-COD: Barang akan di-hold selama 5 hari setelah dilakukan 3 kali DRS dengan status valid, yaitu sudah ada upaya menghubungi penerima, mengunjungi alamat, atau penolakan dari penerima.

• Pengiriman COD: Barang akan di-hold selama 1 hari setelah dilakukan 2 kali DRS dengan status valid.

• Paket yang dikembalikan akan diarahkan ke Head Office (HO)

Proses Klaim Jika terjadi masalah seperti kerusakan atau kehilangan barang, proses klaim dilakukan dengan ketentuan berikut:

1. Paket Rusak (Damage): Klaim dapat dilakukan senilai harga barang dengan maksimal penggantian hingga Rp2.000.000.

2. Paket Hilang (Lost): Klaim dapat dilakukan senilai harga barang dengan maksimal penggantian hingga Rp2.000.000.

Return Over SLA Barang yang dikembalikan melebihi SLA akan diproses sesuai dengan perhitungan yang telah disepakati dengan klien.

CKR006678 - LX PANTOS (Project Atomy)

Project Atomy salah satu pelanggan dengan penanganan khusus (special handle). Semua aktivitas pengiriman untuk client ini telah terintegrasi dengan sistem API

Prosedur Pick Up Pengambilan barang wajib dilakukan sebelum pukul 15.00 di waktu setempat

SLA Pengiriman

• Area Jabodetabek, Jawa, Bali: 2-4 hari.

• Area Indotim: 7 hari.

Pemantauan Pengiriman

Dalam proses pengiriman, setiap paket harus mendapatkan pembaruan status baik di sistem maupun di lapangan setiap harinya. Pihak Atomy secara aktif memantau proses pengiriman ini. Apabila terjadi stuck pengiriman, akan dilakukan investigasi. Dan pastikan untuk pengiriman Sesuai dengan SLA yang sudah di Sepakati

Proses Return Untuk pengiriman yang tidak terkirim (undelivered) dengan alasan valid, seperti alamat tidak jelas atau nomor telepon tidak dapat dihubungi, berikut langkah-langkah yang harus dilakukan:

1. Paket diproses hold terlebih dahulu.

2. Lakukan konfirmasi kepada Dedicade atas nama Devi Endah (+6289531578700).

3. Paket hanya dapat di-return setelah menerima instruksi dari Dedicade atau client.

4. Pengembalian barang (return) harus ditujukan ke (HO).

Claim

Untuk paket yang Rusak/Damage dan Hilang di claim sebesar nilai barang

PIC CABANG DAN NOS SELINDO

Bisa di cek dilink berikut: