Prosedur Penanganan DO Berbayar dalam Pengiriman Reguler

Opsi 1: Diproses Langsung dari Cabang Penerima (Akun Terpisah)

Pada opsi ini, dokumen DO dikirim oleh cabang penerima menggunakan layanan Reguler. No. AWB (Air Waybill) digunakan sebagai nomor referensi dan transaksi diproses dengan akun yang terpisah khusus untuk pengiriman DO.

Opsi 2: Diproses Langsung dari Cabang Penerima (Akun Sama, Bertuliskan "DO Balik")

Dokumen DO dikirim dari cabang penerima dengan layanan Reguler, menggunakan akun yang sama dengan pengiriman biasa, namun diberikan catatan khusus atau penamaan "DO Balik" pada sistem.

Opsi 3: Dikumpulkan dan Dikirim dari HO (Proses Comail)

Pada metode ini, cabang mengirim DO terlebih dahulu ke Head Office (HO) secara comail, kemudian setelah terkumpul, pengiriman dilakukan dari HO ke alamat Klient

NB : Dedicade harus memonitor proses pengembalian DO di HO terlebih di tim Incoming Comail di HO

Opsi 4: Dikirim Reguler ke HO oleh Cabang Tujuan, Lalu Di-Collect oleh Sales

Cabang tujuan mengirim DO ke HO menggunakan akun yang sama dengan pengiriman biasa tetapi di UP ke Sales yang menangani Klient tersebut. Setelah sampai di HO, Sales akan membatu proses pengumpulan DO di HO

Panduan Pickup OnCall & Permintaan ODS (Manual OnCall)

1. Cara Pickup OnCall: Cek Koli & Berat Barang

Tujuan:

Menghindari kesalahan pemilihan kendaraan saat melakukan pickup barang dari client.

Langkah-langkah:

Langkah 1: Konfirmasi Estimasi Barang

• Setelah menerima order OnCall, segera hubungi client untuk menanyakan estimasi jumlah koli dan berat barang.
  
  

• Pastikan informasi ini diperoleh sejelas mungkin sebelum lanjut ke proses berikutnya.
  
  

Langkah 2: Sesuaikan Jenis Armada
Pilih armada berdasarkan kondisi barang:

Langkah 3: Jika Informasi Tidak Lengkap

• WAJIB konfirmasi ulang ke client untuk melengkapi data sebelum assign kendaraan.
  
  

Langkah 4: Catat di Sistem

• Pastikan semua data seperti jumlah koli, berat, dan jenis barang tercatat dengan lengkap di sistem
  
  

2. Cara Menangani Permintaan ODS (Manual OnCall)

Langkah-langkah:

Langkah 1: Verifikasi Permintaan

• Pastikan apakah tujuan pengiriman masih dalam cakupan ODS.
  Gunakan website (https://www.sapx.id/id/cek-tarif) untuk melakukan pengecekan coverage ODS.
  
  

• Periksa juga apakah waktu masih memungkinkan untuk ODS (pick up di Weekend dan Libur Nasional)
  
  

Langkah 2: Jika Tidak Cover ODS

• Segera informasikan ke client dan tawarkan alternatif service.
  Jika bisa ODS, sampaikan opsi REG. Jika tidak memungkinkan karena berat atau dimensi, sarankan pengiriman via Cargo/Darat.
  
  

Langkah 3: Pastikan Jumlah Tujuan

• Tanyakan jumlah destinasi jika pengiriman dilakukan ke banyak tempat. Minta data alokasi

Langkah 4: Koordinasi & Dokumentasi

• Jika ada kendala di lapangan, koordinasikan segera dengan tim operasional.
  
  

Jenis Kurir: A, B, C, dan D

1. Area Kerja

Kurir A beroperasi di wilayah kota

Kurir B, C, dan D bertugas di wilayah kabupaten

2. Update POD

Semua kurir (A, B, dan C) diharuskan untuk melakukan update DRS di hari yang sama.

Namun, kurir D diberikan toleransi yang lebih longgar, yaitu maksimal 3 hari setelah DRS untuk melakukan update.

3. Sistem Absensi

Kurir A dan B wajib melakukan clock in dan clock out di kantor,

Kurir C melakukan clock in di kantor, tetapi clock out tidak di kantor.

Kurir D menggunakan sistem absensi berbasis area dropping, yaitu clock in dan clock out di area dropping.

SURAT KEPUTUSAN DIREKSI

No. 001/SK-DIR/II/2025

Dengan mempertimbangkan untuk menarik seller dari competitor dan aggregator. Dengan ini diputuskan untuk:

Memberi tambahan waktu hold 7 hari di Hub tujuan setelah dilakukan antaran pertama secara otomatis dengan system

Bahwa penambahan waktu hold 7 hari dengan tujuan untuk proses konfirmasi ke Pengirim/Agen Retail/Sahabat Satria/Penerima paket yang dilakukan oleh Customer Service.

Demikian Keputusan surat direksi kami sampaikan untuk di laksanakan. Apabila dikemudian hari didapatkan adanya kekurangan, maka akan di revisi dan disampaikan perbaikannya. Atas perhatiannya di ucapkan terimakasih

PIC CABANG DAN NOS SELINDO

Bisa di cek dilink berikut:

Jakarta, 20 Mei 2024

No. 007/SAPX-CORSEC/V/2024

Kepada: Yth. Pelanggan SAP Express

Perihal: Aturan Pengiriman Barang Fragile dan Barang Packing Kayu

Dengan hormat, Sebelumnya kami ucapkan terima kasih telah menjadi pelanggan setia SAP Express yang sudah memberikan kepercayaan kepada kami untuk melayani Ibu Bapak dalam kebutuhan jasa pengiriman perusahaan Anda.

Perlu kami informasikan bahwa sering terjadi kasus kerusakan/pecah barang kiriman terutama untuk barang yang mudah rusak/pecah (frugile) seperti Trophy, Arcrilic, kaca, dll, meskipun barang fragile tersebut sudah dipacking dengan kardus dan dipacking kayu.

Kasus rusak nya barang fragile yang sudah dipacking dalam bor itu terjadi karena inner packing yang digunakan kurang proper sehingga ketika terjadi guncangan dalam proses handling atau dalam kendaraan, barang tersebut masih bergoyang/bergerak sehingga mengakibatkan rusak pecah, dan kerusakan itu tidak dapat ditanggung oleh Asuransi meskipun sudah dipacking box dan kayu.

Untuk itu setiap ada kiriman barang frugile yang sudah dipacking (box dan kayu) maka SAPX Express diizinkan untuk melakukan pengecekan apakah inner packing nya sudah proper atau tidak untuk mencegah kerusakan barang.

Kedepannya, setiap pengiriman barang fragile, meskipun sudah dipacking bor dan kayu, Client terlebih dulu menginformasikan kepada CS/Sales masing masing agar bagian Operasional kami dapat melakukan pengecekan ulang. SAPX diperbolehkan untuk mengecek packing apakah sudah aman atau belum, apabila packing belum sesuai maka SAPX dapat memperbaiki inner packing barang tersebut dan biaya atas inner packing tersebut dibebankan kepada Customer, hal ini untuk menghindari adanya kerusakan paket.

Untuk packing Barang yang diperbaiki tersebut memerlukan tambahan waktu selama 3 (tiga) hari sehingga akan mempengaruhi Service Level Agreement (SLA) pengiriman.

Demikian yang dapat kami sampaikan, semoga kerjasama yang sudah terjalin dengan baik ini dapat kita tingkatkan lagi di masa yang akan datang.

FLOW PENGIRIMAN INTERNATIONAL CASH RETAIL

1. Pengirim drop paket ke agen atau cabang terdekat
2. Agen atau cabang create AWB melalui LapakSatria di menu pengiriman International
3. Paket di pick up dan dikirim ke HO (Kepala Dua)
4. Paket sampai di Kelapa Dua dan Tracer info ke grup Gateway
5. Tim retail make sure by tracking AWB tersebut mulai dari deskripsi barang, nilai barang,detail penerima.
6. Konfirmasi ke tim Aramex apakah pengiriman bisa dilanjutkan atau tidak. Jika tidak bisa dilanjutkan maka buat comail untuk retur paketnya.
7. Jika sudah clear dan pengiriman bisa dilanjutkan, cek apakah deksripsi barang sudah sesuai atau belum
8. Jika belum, maka konfirmasi ke agen untuk detail barang dan nilai barangnya, lalu req IT untuk ubah deskripsi barang melalui helpdesk
9. Jika semua sudah aman buat commercial Invoice, update status AWB melalui coresys menjadi Delivery – POD Delivered
10. Create AWB International melalui coresys.
11. Infokan DRS, AWB International dan Commercial Invoice ke Tracer melalui grup Gateway
12. Selesai

FLOW PENGIRIMAN INTERNATIONAL CORPORATE

1. Client informasi ke CX dedicated untuk intruksi pickup Dokumen Luar negeri
2. Paket di pick up dan dikirim ke HO (Kepala Dua)
3. Paket sampai di Kelapa Dua dan EDP informasikan paket/dokumen tersebut
4. Tim CX make sure ke cx dedicated apakah ini dikirim atau tidak dan dicek mulai dari deskripsi barang, nilai barang,detail penerima dengan data lengkap. Paket/Dokumen yang dikirim bukan bersifat rahasia, berharga, dokumen penting, kepemilikan pribadi atau hal yang beresiko
5. Jika client menginformasikan tidak jadi dikirim, maka cx dedicated menginformasikan untuk dilakukan return
6. Cx konfirmasi ke tim Express panca vendor apakah pengiriman bisa dilanjutkan atau tidak. Jika tidak bisa dilanjutkan maka diinformasikan ke client untuk di return atau cancel pengiriman
7. Jika sudah clear dan pengiriman bisa dilanjutkan, maka dilanjutkan pengiriman
8. Jika semua sudah aman buat manifest , rekap pengiriman dan membuat no comail dari HO ke express panca vendor
9. Konfirmasi tersebut ke team EDP untuk di validasi input create awb
10. Konfirmasi kembali ke express panca vendor untuk dilakukan pengiriman
11. Jika sudah tiba di express panca vendor , vendor menginformasikan terkait awb resi pengirman tersebut yaitu awb SAP dan awb vendor DHL
12. Monitoring dengan cek di link website vendor DHL (dari espress panca vendor ke vendor DHL)
13. Cx konfirmasi awb tersebut ke cx dedicated untuk diinformasikan ke client
14. Jika sudah sampai, maka cx req IT untuk di update sukses dari manifest rekapan tersebut
15. Selesai

Jakarta, 3 Mei 2024

No. 003/SAPX-CORSEC/V/2024

Kepada: Yth. Pelanggan SAPX Express

Di tempat

Perihal: Ketentuan Umum Pengiriman LCD/LED TV

Dengan hormat, Sebelumnya kami ucapkan terima kasih atas kepercayaan yang telah diberikan oleh Bapak/ibu Pelanggan kepada SAPX Express.

Melalui surat ini kami informasikan mengenai ketentuan umum SAPX Express untuk pengiriman LCD/LED TV, perlu diketahui bersama bahwa saat ini Perusahaan Asuransi tidak dapat mengcover jaminan asuransi untuk pengiriman LCD/LED TV karena tingginya tingkat resiko kerusakan pada layar LCD/LED TV.

Untuk itu SAPX Express tidak melayani pengiriman LCD/LED TV via udara atau luar pulau karena pada saat di Bandara, handling barang dilakukan oleh pihak eksternal sehingga sulit untuk memastikan keamanan prosedur mereka dalam menangani barang mudah rusak tersebut.

SAPX Express hanya melayani pengiriman LCD/LED TV untuk pengiriman intra city atau pulau Jawa saja karena handling ditangani oleh SAPX Express sendiri.

Dengan penjelasan di atas maka jika ada pengiriman LCD/LED TV via udara atau luar pulau, maka SAPX Express tidak bertanggung jawab atas kerusakan barang tersebut.

Untuk penjelasan lebih lanjut Bapak/Ibu dapat menghubungi Sales/CS PIC masing masing. Ketentuan ini berlaku per Mei 2024 hingga seterusnya.

Demikian informasi ini kami sampaikan, semoga dapat dimaklumi

SURAT KEPUTUSAN DIREKSI

002/SK-DIR/III/2023

Kepada          : Seluruh Client dan Customer SAP Express

Dari                 : Presiden Direktur Tembusan : Arsip

Perihal           : Ketentuan Harga Packing Paket

Tanggal          : 1 Maret 2023

Dengan Hormat,

Bersama dengan ini disampaikan ketentuan dari Harga Packing Paket di PT Satria Antara Prima Tbk sebagai berikut:

1. Packing Kayu: Minimum charge sebesar Rp 25.000 dengan berat 0-4 Kilogram (Kg) 5-20 Kg dikenakan Rp 6.000 per-Kg Diatas 20 Kg, 20 Kg pertama dikenakan Rp 120.000, Kg selanjutnya dikenakan Rp3.000 per-Kg
2. Packing Bubble: Minimum charge sebesar Rp 5.000 dengan berat 0-4 Kilogram (Kg) Diatas 5 Kg dikenakan Rp 1.000 per-Kg
3. Packing Kayu + Bubble: Minimum charge sebesar Rp 28.000, dengan berat 0-4 Kilogram (Kg) 5-20 Kg dikenakan Rp 7.000 per-Kg Diatas 20 Kg, 20 Kg pertama dikenakan Rp 140.000, Kg selanjutnya dikenakan Rp 4.000 Per-Kg
4. Packing Kardus : Dikenakan berdasarkan ukuran kardus yang digunakan, sebagai berikut:

Dikenakan berdasarkan ukuran kardus yang digunakan, sebagai berikut:

5. Perhitungan harga packing ditentukan melalui perhitungan mana yang lebih besar antara Kg actual dengan Kg volumetric.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan untuk diberlakukan efektif sejak tanggal 1 Maret 2023. Apabila di kemudian hari didapatkan adanya perubahan dalam Surat Keputusan Direksi ini maka akan kami sampaikan kembali terkait perubahan tersebut. Atas perhatian nya kami ucapkan terima kasih.