BA Kronologis barang rusak diisi yang jelas dan approval ttd pimpinan tertinggi, NOS dan Manager NOS. Bukti foto barang rusak atau link cctv.

Wajib menyertakan nomor comail return to HO di BA dan follow up ke bagian return barang damage claim SAP. Kirimkan soft file BAP tersebut ke tim Complaint Resolution.

2.     Syarat Kelengkapan dan ketentuan barang hilang

Membuka link syarat kelengkapan dan ketentuan barang rusak (Kelengkapan Berkas Claim).

Ada konfirmasi pernyataan cabang barang hilang dengan melampirkan bukti screenshoot konfirmasi cabang ke team CX dedicated, contoh : Hilang dirampok begal

Pengecheckan selanjutnya , dikonfirmasi ke penerima apakah benar sudah diterima atau belum. Jika benar belum diterima maka dilanjut proses.

Wajib BA dan surat kepolisian yang resmi menyatakan barang hilang dengan menjelaskan kronologis yang benar dan sesuai

Lampirkan bukti pendukung lainnya seperti foto kejadian, lokasi, dll.

Approval BA wajib di ttd pimpinan tertinggi cabang, NOS, Manager NOS , GM , dan CEO. Kirimkan soft file BAP tersebut ke tim Complaint Resolution

3.     Syarat Kelengkapan dan ketentuan lainnya

Membuka link syarat kelengkapan dan ketentuan barang rusak (Kelengkapan Berkas Claim).

Jika pada saat investigasi tidak dapat hasil, dan cabang sudah menjalankan sesuai SOP, ada pernyataan bahwa “klaim ke SAP instruksi sales”, maka hal yang perlu dilengkapi adalah :

• • BA Kronologis diisi yang jelas dan approval ttd pimpinan tertinggi, NOS dan Manager NOS.
  • Bukti Pendukung foto sesuai kronologis
  • Ada surat pernyataan atau lampiran pernyataan sales bahwa benar diclaim SAP.
  • Kirimkan soft file BAP tersebut ke tim Complaint Resolution.

Pengajuan cicilan potongan oleh cabang ke team CX Syarat Kelengkapan dan ketentuan

Membuka link syarat kelengkapan dan ketentuan barang rusak (Kelengkapan Berkas Claim).

Jika pada saat investigasi dan meminta permohonan cicilan, maka cabang wajib mengajukan permohonan cicilan di link yang telah disediakan.

Setelah di approval, berkas di serahkan ke tim Complaint Resolution untuk direvisi dan berkas selanjutnya akan di jalankan ke team payroll.

Cut off batas penyerahan berkas cicilan setiap bulan di tanggal 21. Kirimkan softfile BAP tersebut untuk dinformasikan ke Team CX dedicated.

Pengajuan pengembalian atau pengalihan pembebanan Syarat Kelengkapan dan ketentuan

Membuka link syarat kelengkapan dan ketentuan barang rusak (Kelengkapan Berkas Claim).

Jika terjadi adanya kesalahan proses, pengembalian atau pengalihan pembebanan, maka hal yg perlu dilengkapi. BA Pengembalian atau Pengalihan, beserta lampiran slip gaji atau data penggajian.

Setelah di approval , berkas diserahkan ke Team Complaint Resolution.

JENIS BARANG YANG DIASURANSIKAN DAN YANG TIDAK DIASURANSIKAN

Syarat Pengajuan Klaim

Pengajuan klaim lengkap dimaksud harus dilengkapi dengan dokumen pendukung sebagai berikut:

• Surat Klaim/Tuntutan oleh TERTANGGUNG
• Surat jalan dari gudang awal dan tanda terima ditempat tujuan
• Resi pengiriman dan historis tracking online
• Kuitansi pembelian atau invoice dan packing list
• B/L atau AWB (untuk alat angkut kapal atau pesawat)
• Foto-foto kerusakan awal dan/atau video unboxing
• Surat tuntutan ganti rugi dan/atau formulir pengajuan klaim oleh Customer
• Berita acara kerusakan barang atau berita acara kehilangan barang oleh TERTANGGUNG
• Surat keterangan kepolisian untuk kerugian atas kehilanganSurat keterangan dan Dokumen yang relevan seperti:  Keterangan dari BMKG, Surat KIR dan lain lain (jika diperlukan)

1. SYARAT PEMBEBANAN METODE TRANSFER

Alur Pembebanan

• Setelah proses input dan investigasi selesai, arsip berkas pembebanan dikirim melalui comail atas nama Hesti Nisa Cx HO.

• Berkas kemudian dikirim melalui email dengan rincian:

  • Subjek email mencantumkan nomor comail, nama klien, dan nomor AWB. Jika ada kasus khusus, mohon tambahkan catatan (contoh: BA SISA GAJI).

  • Email dikirim ke admin.cs@sap-express.com (Ibu Hesti) dan annisa.hanani@sap-express.com (Annisa).

  • Lampiran meliputi: form pembebanan, berita acara (BA), form investigasi, data dalam format Excel, dan nomor rekening klien.

• Jika ukuran email terlalu besar, berkas dapat dikompresi dalam format RAR.
  
  Contoh:

SYARAT KELENGKAPAN PEMBERKASAN 

• Form Pembebanan

• BAP dan Foto Barang Rusak (wajib dilampirkan, baik yang dibebankan ke SAP atau cabang)

• Data dalam Format Excel yang memuat nama yang dibebankan dan nomor rekening sesuai template sistem

• Untuk COD POD Delivered:

  • Pastikan klaim barang rusak atau barang kurang saat diterima oleh Penerima dll.

  • Jika klaim benar, proses dilanjutkan dengan lampiran BA kronologis dan bukti pendukung lainnya.

• Untuk Non-COD POD Delivered, proses dilanjutkan dengan lampiran BA kronologis dan bukti pendukung lainnya.

• Semua soft file berkas tersebut dilampirkan dan kirim email sesuai instruksi *(syarat pembebanan metode transfer poin 2)

2. Pembebanan dengan Metode Potong Invoice

Alur Pembebanan

• Setelah input dan investigasi selesai, arsip berkas pembebanan diinput ke Google Sheet Potong Invoice melalui link berikut: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_5LCiErKhWgC00z3J5aa1Epy6WFzMkGMSgJ02IVxjQs/edit?gid=0#gid=0

• Input sesuai template dan pastikan terisi dengan benar dan valid. Jika tidak ada keterangan mohon di kosongkan.

• Lampirkan BA berbentuk link case pembebanan yang dibebankan ke SAPX  metode potong invoice pada kolom N.
  
  Contoh:

Syarat Kelengkapan Berkas

• BAP jika dibebankan ke SAPX

• Bukti Pendukung Lainnya (link foto barang rusak, video unboxing, CCTV, dll.)

• Semua bukti dapat dijadikan satu file dalam Google Drive.

3. Pembebanan yang Dibebankan ke SAPX

Barang Rusak

• Bukti konfirmasi dari cabang ke CX Dedicated terkait barang rusak, pecah, dll dengan bukti screenshot konfirmasi.

• Pengecekan apakah ada bukti informasi barang rusak di grup WhatsApp barang hilang,kurang dan rusak sebagai (bukti pendukung).

• Cek tanggal incoming pada Coresys dengan estimasi waktu 1x24 jam , jika tidak ada konfirmasi maka tidak dapat diclaim ke SAP

• BA Kronologis barang rusak diisi yang jelas dan approval ttd pimpinan tertinggi, nos dan manager nos.
  

• Bukti foto barang rusak atau link CCTV wajib disertakan.

• No comail return to HO harus dicantumkan di BA dan dikirim ke bagian return barang damage claim SAPX.

Barang Hilang

• Ada Konfirmasi barang hilang dari cabang ke CX dengan bukti screenshot (misalnya karena perampokan/begal).

• Cek apakah barang benar belum diterima oleh Penerima. (Konfirmasi WA ke Penerima) jika benar belum diterima bisa dilanjutkan proses

• Wajib menyertakan BA dan surat kepolisian resmi dengan menjelaskan kronologi kejadian secara benar dan sesuai

• Bukti pendukung lainnya (foto kejadian, lokasi, dll.).

• BA harus disetujui dan ditandatangani oleh pimpinan tertinggi, NOS, Manager NOS, GM, dan CEO.

Permintaan Klaim dari Klien yang Tidak Dapat Disanggah

• Jika investigasi tidak menemukan hasil dan cabang telah menjalankan SOP dengan benar, serta ada instruksi dari sales untuk klaim ke SAPX, maka diperlukan:

  • BA kronologis yang jelas dan disetujui oleh pimpinan tertinggi, NOS, dan Manager NOS.

  • Bukti foto pendukung sesuai kronologis.

  • Surat pernyataan atau lampiran dari sales yang mengonfirmasi klaim ke SAPX.

Kasus Lainnya

• Wajib melampirkan BA, foto pendukung, dan tanda tangan approval dari pimpinan tertinggi, NOS, dan Manager NOS.

Alur Claim dan Pembebanan (Sesuai SOP.CSR.03)

Alur Pengajuan Asuransi (SOP SOP.RTL.13)

Diterbitkan Tgl 20 Desember 2024

SURAT KEPUTUSAN DIREKSI

006/SK-DIR/XI/2024

Kepada : Direktur/General Manager/Manager/Supervisor

Dari : Presiden Direktur

Tembusan : Arsip

Perihal : Asuransi Tidak Mengcover Pengiriman Barang Bekas.

Tanggal : 19 November 2024

Dengan Hormat,

Kami memberitahukan bahwa Surat Keputusan Direksi dengan nomor 006/SK- DIR/X1/2024 Perihal Asuransi PT Satria Antaran Prima Tbk, bahwa dengan ini kami sampaikan terkait pengiriman barang yang berkaitan dengan barang bekas tidak dapat di cover oleh pihak Asuransi yang bekerja sama dengan PT Satria Antaran Prima Tbk

Demikian Surat Keputusan Direksi ini dikeluarkan untuk dilaksanakan efektif sejak ditandatangani. Apabila di kemudian hari didapatkan adanya kekurangan atau kekeliruan dalam Surat Keputusan Direksi ini maka akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

PT Satria Antaran Prima Tbk.

Jakarta, 19 November 2024

INTERNAL MEMO

Tanggal            : 5 April 2023

Ditujukan         : CS, NOS, Operational Pusat dan Kantor Cabang Selindo

Hal                   : Ketentuan Claim Barang Kurang Koli

All Departemen Operational SAP,

Bersama ini diinformasikan ketentuan Pembebanan Claim untuk Barang Kurang Koli sebagai berikut;

Mohon kerjasama semua pihak terkait untuk menjalankan ketentuan Pembebanan Claim ini sebagaimana yang telah ditentukan.

Surat Keputusan Direksi

Nomor: 003/SK-DIR/X/2024

Kepada: Pimpinan NOS/COD/CX/HUB

Dari: Presiden Direktur

Tembusan: Arsip

Perihal: Ketentuan Klaim dan Pembebanan

Tanggal: 25 Oktober 2024

Dengan hormat,
Dalam rangka penentuan klasifikasijenis klaim dan ketentuan proses pembebanan, maka dengan ini kamisampaikan ketentuan klaim dan pembebanan. sebagai berikut:

1. KETENTUAN KLAIM DAN PEMBEBANAN ATAS KELALAIAN PROSES

2.     KETENTUAN KLAIM DAN PEMBEBANAN ATAS TINDAKAN FRAUD

3.     KETENTUAN KLAIM DAN PEMBEBANAN ATAS BARANG YANG DIASURANSIKAN

Note:

• Apabila claim tidak bisa ter-selesaikan karena kurangnya nominal sisa gaji, deposit atau pada saat proses cicilan atau karyawan sudah resign, maka kekurangan dari claim/cicilan akan didendakan kepada seluruh karyawan Hub dan Sub Hub
• Khusus case fraud COD jika tidak dapat diselesaikan pelaku dalam jangka waktu 30 hari dari disukseskannya POD, maka akan berlaku pembebenan sesuai dengan skema pada tabel point 2 tentang pembebanan fraud COD
• Hub/Sub Hub wajib memonitoring ketat kiriman sejak proses picked-up 25 hari (Jabo dan Jawa), 35 hari (Sumatera, Sulawesi, NTB, Bali dan Kalimantan), 45 hari (Indotim, NTT dan Kepulaiuan). Jika belum dilakukan proses POD atau return to seller. Jika terdapat kerugian maka akan ditanggung oleh pimpinan tertinggi (Leader/Koordinator/Supervisor), Kahub dan tim NOS
• Pembebanan kepada seluruh karyawan Hub/Sub Hub, Operasional 90% dan Non Operasional 10%. (Kurir dan Driver dikecualikan dari pembebanan)
• Seluruh note diatas berlaku untuk seluruh ketentuan jenis klaim