Prosedur Penugasan Kurir untuk Pickup Koin Emas

Akun TGR007675 - CIMB NIAGA TBK. PT (MAILING KARAWACI)

1. Konfirmasi Nama Kurir Pick up di HUB

Menghubungi HUB/SUBHUB untuk identitas/nama kurir yang dapat melakukan pickup pada hari yang telah ditentukan.

2. Pembuatan Surat Tugas Pickup

Setelah mendapatkan nama kurir yang akan bertugas, langkah berikutnya adalah membuat Surat Tugas Pickup. Surat ini harus mencantumkan:

• Nama kurir yang bertugas

• Tanggal dan waktu pickup

• Lokasi pickup

• Instruksi khusus jika ada

Surat Tugas ini akan di serahkan ke Bu Unie untuk ditandatangani sebagai bentuk legalitas dan validasi tugas yang diberikan.

3. Pengiriman Surat Tugas ke Klien CIMB

Setelah Surat Tugas Pickup ditandatangani, dokumen tersebut harus dikonversi ke dalam format PDF agar lebih mudah dikirim dan diakses oleh pihak terkait. File PDF tersebut kemudian dikirimkan ke klien CIMB sebagai pemberitahuan resmi mengenai kurir yang akan melakukan pickup.

4. Pembuatan PMA Pickup

Selanjutnya, tim harus membuat Maniface Pickup untuk proses pickup barang. Dalam hal ini, untuk pickup koin emas, wajib menggunakan ODS (One Day Service) agar keamanan dan kecepatan pengiriman tetap terjamin.

5. Konfirmasi ke Tim Dispatcher dan Grup OPS

Setelah Maniface Pickup (PMA...) selesai dibuat, langkah terakhir adalah melakukan konfirmasi kepada tim dispatcher dan menyampaikan informasi di grup OPS. Hal ini bertujuan agar seluruh tim yang terlibat mengetahui status pickup dan dapat melakukan koordinasi lebih lanjut jika diperlukan.

Dengan mengikuti prosedur ini, diharapkan proses pickup barang dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan standar operasional yang telah ditetapkan.

Note:

Permintaan Pickup di lakukan tidak di hari yang sama

1. Dokumentasi Penerima

Setiap pengiriman wajib:

• Difoto dengan jelas penerimanya.

• Dicatat nama penerima serta hubungannya secara jelas.

• Tidak diperbolehkan melakukan pengiriman dengan cara selip di pintu, lempar ke teras, pos jaga, mailroom, atau diletakkan dekat pintu.

• Airway bill (AWB) sukses harus dilengkapi dengan tanda tangan (TTD), nama, dan tanggal penerimaan.

Contoh :

Poto Penerima

AWB Sukses

2. Penanganan Pengiriman Tidak Terkirim (Undelivered)

Status "Undelivered" harus mencerminkan kondisi nyata di lapangan. Selain itu, kurir diwajibkan melampirkan foto bukti pengiriman (POD) yang valid.

3. SLA (Service Level Agreement) Pengiriman dan Investigasi

• Jabodetabek: Paket harus terkirim dalam waktu 3 hari kerja.
• Non-Jabodetabek: Pengiriman maksimal 5 hari kerja.

4. Denda untuk Pelanggaran SOP

Untuk menjaga kepatuhan terhadap prosedur, sanksi berikut akan dikenakan bagi pelanggaran:

• Pengiriman Tidak Sesuai SOP: Setiap pelanggaran seperti menaruh paket sembarangan (di teras, pintu, dll.) akan dikenakan denda sebesar Rp50.000.
• Tidak Ada Bukti AWB: Jika kurir tidak dapat memberikan bukti tanda terima, akan dikenakan denda sebesar Rp50.000.
• Kehilangan Dokumen: Kehilangan dokumen penting seperti AWB akan dikenakan denda sebesar Rp100.000 atau lebih, sesuai dengan ketentuan UOB.

1. Dokumentasi Penerima

Setiap pengiriman wajib:

• Difoto dengan jelas penerimanya.

• Dicatat nama penerima serta hubungannya secara jelas.

• Tidak diperbolehkan melakukan pengiriman dengan cara selip di pintu, lempar ke teras, pos jaga, mailroom, atau diletakkan dekat pintu.

• Airway bill (AWB) sukses harus dilengkapi dengan tanda tangan (TTD), nama, dan tanggal penerimaan.

Contoh:

Poto Penerima

AWB Sukses

2. Penanganan Pengiriman Tidak Terkirim (Undelivered)

Status "Undelivered" harus mencerminkan kondisi nyata di lapangan. Selain itu, kurir diwajibkan melampirkan foto bukti pengiriman (POD) yang valid.

3. SLA Pengiriman dan Investigasi

• Wilayah Jabodetabek: Pengiriman harus diselesaikan dalam waktu 3 hari kerja.

• Wilayah Non-Jabodetabek: Pengiriman harus diselesaikan dalam waktu 5 hari kerja.

4. Konsekuensi Pelanggaran SOP

Pelanggaran terhadap SOP akan dikenakan denda sebagai berikut:

• Kesalahan tujuan pengiriman: Rp1.000.000.

• Laporan status pengiriman yang salah: Rp50.000.

• Pengiriman yang tidak sesuai SOP (misalnya lempar teras, selip pintu): Rp200.000.

• Tidak dapat memberikan bukti tanda terima (airway bill): Rp100.000.

• Investigasi melebihi SLA: Rp50.000.

Incoming, Handover Courier, Irregularity, Dokumen yang telah masuk dalam kategori di atas harus segera di-delivery.

Standar SLA Pengiriman AXA Financial:

• Jabodetabek: 1-3 hari.

• Jawa dan Bali: 4-5 hari.

• Sumatera: 4-5 hari.

• Kalimantan dan Nusa Tenggara: 6-7 hari.

• Indonesia Timur dan Sulawesi: 6-7 hari.

Penanganan Status UNDELIVERED:

• Jika dokumen telah mengalami 3 kali percobaan pengiriman dan tetap gagal, dokumen harus segera dikembalikan (retur).

• Jika dokumen baru mengalami 1-2 kali percobaan pengiriman, konfirmasikan nomor telepon CH kepada tim Dedicade.

Penting: Perhatikan waktu pengiriman sesuai SLA yang ditetapkan, terutama untuk dokumen yang telah melewati SLA karena hal ini menjadi perhatian serius dari pihak AXA Financial.

Larangan Update Status: Dilarang mengirim atau mengupdate status dokumen dengan keterangan sebagai berikut:

• Selip.

• Selip Pintu.

• YBS (Yang Bersangkutan).

• Teras.

• Mailroom.

• Lempar Teras.

Hal ini dikarenakan pihak AXA Financial menemukan bukti foto POD (Proof of Delivery) yang menunjukkan dokumen diletakkan di lokasi tidak semestinya, seperti teras rumah.

Contoh Foto POD Sukses AWB Terkirim yang sesuai dengan kriteria dan ketentuan pengiriman Polis dari AXA FINANCIAL INDONESIA