Tutorial Cek POD V2

Tutorial WA Blast

Rules Konfirmasi Selisih Berat

Tujuan Utama

1. Menekan tingkat klaim akibat selisih berat/volume pada data pengiriman.

2. Memastikan setiap case selisih berat/volume ditangani dengan bukti yang valid.

Peran dan Tanggung Jawab

1. Tim Claim

   • Menerima data dari tim operasional dan cabang mengenai informasi selisih berat/volume setiap hari (Senin-Jumat).

   • Mengunggah data tersebut ke link drive untuk dilakukan pengecekan lebih lanjut oleh tim CX Dedicated.

2. CX Dedicated

   • Melakukan pengecekan terhadap data yang diunggah oleh tim Claim.

   • Memberikan keputusan terkait pengiriman (dilanjutkan atau tidak) kepada tim cabang.

   • Menginformasikan kepada klien sebagai bukti pendukung apabila diperlukan dalam penanganan pertanyaan atau komplain.

3. Tim Cabang dan Operasional HO

   • Mendokumentasikan data berupa foto dan video dengan bukti valid serta timestamp untuk setiap AWB yang memiliki selisih berat.

   • Menginformasikan bukti tersebut kepada tim CX Dedicated.

   • Melaksanakan instruksi pengiriman lanjut sesuai arahan dari tim CX Dedicated.

Catatan Penting

1. Jika terdapat AWB dengan selisih berat yang tidak diteruskan kepada klien, maka tim CX Dedicated bertanggung jawab atas klaim yang terjadi.

2. Jika tim cabang atau operasional HO tidak melakukan dokumentasi pada kasus selisih berat, klaim akan dikenakan kepada tim tersebut.

3. Jika muncul klaim pada AWB yang telah diinformasikan kepada klien, bukti dokumentasi akan digunakan sebagai bahan banding untuk mendukung penyelesaian klaim.

Link : https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSepmSLPJ9-cqUhwWjR3cUQgGQCo1kxpMHvz1uNyELabjVZlhQ/viewform

Tutorial Konfirmasi Selisih Berat

Project CEK POD

Memastikan Validasi Data POD dan Mengurangi Klaim

Tujuan Utama

1. Mengurangi tingkat ketidakvalidan pada setiap update POD kurir.

2. Meningkatkan akurasi dalam pengisian data POD.

3. Menurunkan jumlah klaim yang terjadi melalui validasi yang menyeluruh.

Klien yang Terlibat

Proyek ini mencakup beberapa klien, yaitu:

• Mengantar

• OO

• OEX

• Lincah

• SKB

• Kiriminaja

• Evermosh

Peran dan Tanggung Jawab

Agar tujuan proyek tercapai, setiap tim memiliki tugas dan tanggung jawab yang spesifik:

1. Data Analyst (DA)

   • Menarik data klien yang berkaitan dengan POD undelivered (Attempt 1, Attempt 2, dan Last Attempt) setiap hari dari Senin hingga Sabtu.

   • Mengunggah data tersebut ke link drive yang telah ditentukan untuk dilakukan pengecekan lebih lanjut oleh tim CS Cabang.

2. CS Cabang

   • Mengecek dan mengisi validasi data POD undelivered, termasuk Photo POD dan keterangan undelivered pada setiap tanggal upload.

   • Memberikan status validasi untuk setiap AWB:

     • Valid: Jika POD Photo dan keterangan sesuai dengan SOP (jelas, lengkap, dan valid).

     • Tidak Valid: Jika POD Photo tidak jelas atau keterangan tidak sesuai dengan SOP.

   • Mengunggah hasil validasi ke dalam file yang tersedia.

   • Link : https://drive.google.com/drive/folders/18e_fD09PKH0JveEf1y7QRfLUDFupdJlR

3. CX Dedicated

   • Memastikan isian yang dilakukan oleh CS Cabang telah sesuai dengan standar.

   • Menginstruksikan pengiriman ulang untuk AWB yang dinyatakan tidak valid.

   • Memberikan laporan kepada klien sebagai bukti pendukung apabila diperlukan dalam penanganan komplain atau pertanyaan.

4. Tim Operasional Cabang

   • Melakukan monitoring terhadap data AWB yang dinyatakan tidak valid dan memproses pengiriman ulang.

   • Memastikan kurir melakukan valid attempt pada lokasi penerima.

Alur Proses Validasi

1. Pengumpulan Data: DA menarik data POD undelivered dan mengunggahnya ke drive.

2. Validasi Awal oleh CS Cabang: CS Cabang memeriksa Photo POD dan keterangan undelivered, kemudian memberikan status valid atau tidak valid.

3. Koreksi oleh CX Dedicated: CX Dedicated memeriksa ulang validasi dari CS Cabang dan memberikan tindak lanjut berupa instruksi pengiriman ulang atau laporan kepada klien.

4. Tindakan oleh Tim Operasional Cabang: Tim operasional memastikan pengiriman ulang dilakukan untuk AWB yang tidak valid dan memonitor proses kurir.

Catatan Penting

• Jika ada AWB yang tidak divalidasi dan menyebabkan klaim, tanggung jawab sepenuhnya akan menjadi beban Tim Cabang.

• Apabila CS Cabang tidak melakukan validasi terhadap data POD, klaim akan dikenakan kepada tim tersebut.

• Untuk AWB yang sudah dinyatakan valid tetapi tetap menjadi objek klaim di kemudian hari, bukti validasi akan digunakan sebagai dasar pembelaan.